انتخاب استاندارد ISO مناسب برای یک شرکت همیشه با یک پاسخ ثابت امکانپذیر نیست. اینکه یک مجموعه به ISO 9001 نیاز دارد یا ISO 14001، ISO 45001، ISO 22000، ISO 27001 یا استاندارد دیگری، به نوع فعالیت، محصولات و خدمات، الزامات مشتریان، بازار هدف و ریسکهای موجود در سازمان بستگی دارد.
به همین دلیل، انتخاب ایزو نباید صرفا بر اساس معروف بودن یک استاندارد یا پیشنهاد دیگران انجام شود. ممکن است یک شرکت پیمانکاری بیشترین نیاز را به سیستم مدیریت کیفیت و ایمنی داشته باشد، در حالی که برای یک شرکت نرم افزاری، امنیت اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا کند. یک مجموعه تولید مواد غذایی نیز ممکن است بدون استانداردهای مرتبط با ایمنی غذا نتواند نیاز مشتریان و بازار خود را به شکل مناسبی پوشش دهد.
در این راهنما با کارشناسان متحصص ISI بررسی میکنیم کدام ایزو برای چه شرکتهایی مناسب است، چه تفاوتی بین استانداردهای پرکاربرد وجود دارد و هنگام انتخاب استاندارد باید به چه نکاتی توجه کرد.
ایزو چیست و چرا انتخاب استاندارد مناسب اهمیت دارد؟
ISO مجموعهای از استانداردهای بین المللی است که برای ایجاد چارچوب مشخص در زمینههای مختلف فعالیت سازمانها تدوین شدهاند. هر استاندارد یک موضوع مشخص را هدف قرار میدهد و قرار نیست تمام شرکتها همه استانداردهای ISO را دریافت کنند.
برای مثال:
- ISO 9001 بر مدیریت کیفیت تمرکز دارد.
- ISO 14001 مربوط به مدیریت زیست محیطی است.
- ISO 45001 به ایمنی و بهداشت شغلی میپردازد.
- ISO 27001 برای مدیریت امنیت اطلاعات کاربرد دارد.
- ISO 22000 در حوزه مدیریت ایمنی مواد غذایی استفاده میشود.
- ISO 50001 بر مدیریت انرژی تمرکز دارد.
- ISO 13485 برای سیستم مدیریت کیفیت تجهیزات پزشکی کاربرد دارد.
- ISO 17025 برای آزمایشگاههای آزمون و کالیبراسیون مطرح است.
بنابراین، انتخاب استاندارد باید از یک سوال ساده شروع شود:
شرکت من برای بهبود کدام بخش از فعالیت خود به استاندارد نیاز دارد؟
پاسخ این سوال مسیر انتخاب ایزو را تا حد زیادی مشخص میکند.
مهمترین معیارهای انتخاب ایزو برای شرکت
قبل از انتخاب استاندارد، بهتر است شرایط شرکت از چند زاویه بررسی شود. صرفا نوع فعالیت شرکت تعیین کننده نیست و عوامل دیگری نیز میتوانند در انتخاب استاندارد موثر باشند.
1. زمینه فعالیت شرکت
اولین و مهمترین معیار، حوزه فعالیت سازمان است.
شرکت تولیدی، پیمانکاری، بازرگانی، خدماتی، فناوری اطلاعات، صنایع غذایی، تجهیزات پزشکی و آزمایشگاهی، هرکدام با ریسکها و الزامات متفاوتی روبه رو هستند.
برای نمونه، یک شرکت تولیدکننده مواد غذایی با موضوعاتی مانند آلودگی مواد اولیه، بهداشت، کنترل فرایند تولید و ایمنی محصول مواجه است. در مقابل، یک شرکت فناوری اطلاعات بیشتر با امنیت داده، کنترل دسترسی، محرمانگی اطلاعات و مدیریت ریسکهای سایبری سروکار دارد.
بنابراین انتخاب استاندارد باید با ماهیت واقعی فعالیت شرکت هماهنگ باشد.
2. هدف شرکت از دریافت ایزو
دلیل دریافت گواهینامه نیز اهمیت زیادی دارد.
ممکن است شرکت برای یکی از اهداف زیر به دنبال ISO باشد:
- شرکت در مناقصات
- افزایش اعتبار نزد مشتریان
- ورود به بازارهای جدید
- همکاری با شرکتهای بزرگ
- حضور در پروژههای صنعتی
- صادرات محصولات
- بهبود فرایندهای داخلی
- کاهش خطا و دوباره کاری
- افزایش رضایت مشتری
- کنترل ریسکهای سازمان
- رعایت الزامات قراردادی
- ایجاد ساختار مدیریتی منسجم
برای مثال، اگر هدف اصلی شرکت حضور در مناقصات باشد، باید ابتدا مشخص شود کارفرما دقیقا چه استانداردهایی را در اسناد مناقصه درخواست کرده است.
دریافت یک گواهینامه صرفا برای داشتن عنوان ISO، بدون توجه به نیاز واقعی شرکت، ممکن است هزینه و زمان سازمان را افزایش دهد بدون اینکه ارزش قابل توجهی ایجاد کند.
کدام ایزو برای شرکتهای مختلف مناسب است؟
در ادامه، پرکاربردترین استانداردها را بر اساس نوع فعالیت بررسی میکنیم.
جدول انتخاب ایزو بر اساس نوع شرکت و فعالیت
انتخاب استاندارد ISO تا حد زیادی به نوع فعالیت شرکت و حوزهای که در آن فعالیت میکند بستگی دارد. جدول زیر یک دید کلی از استانداردهایی ارائه میدهد که برای کسب و کارهای مختلف بیشتر مورد استفاده قرار میگیرند. البته انتخاب نهایی باید با توجه به الزامات مشتری، قراردادها، مناقصات و اهداف سازمان انجام شود.
| نوع شرکت یا فعالیت | ایزوهای قابل بررسی | مهمترین دلیل انتخاب |
|---|---|---|
| شرکت تولیدی | ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 | کنترل کیفیت، محیط زیست و ایمنی |
| شرکت پیمانکاری | ISO 9001، ISO 45001، ISO 14001 | کیفیت پروژه، ایمنی و الزامات زیست محیطی |
| شرکت عمرانی و ساختمانی | ISO 9001، ISO 45001 | مدیریت کیفیت و کاهش ریسکهای ایمنی |
| شرکت نفت و گاز | ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 | کیفیت، ایمنی و مدیریت آثار زیست محیطی |
| شرکت پتروشیمی | ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 | کنترل فرایند، ایمنی و محیط زیست |
| شرکت بازرگانی | ISO 9001 | بهبود فرایندهای فروش، خدمات و رضایت مشتری |
| شرکت خدماتی | ISO 9001 | مدیریت کیفیت خدمات و رضایت مشتری |
| شرکت فناوری اطلاعات | ISO 27001، ISO 9001 | امنیت اطلاعات و مدیریت کیفیت |
| شرکت نرم افزاری | ISO 27001، ISO 9001 | حفاظت از اطلاعات و بهبود فرایند توسعه و خدمات |
| فروشگاه اینترنتی | ISO 27001، ISO 9001 | امنیت اطلاعات و افزایش اعتماد مشتری |
| شرکت صنایع غذایی | ISO 22000، ISO 9001 | ایمنی مواد غذایی و مدیریت کیفیت |
| کارخانه تولید مواد غذایی | ISO 22000، ISO 9001 | کنترل خطرات و ایمنی زنجیره غذایی |
| شرکت تجهیزات پزشکی | ISO 13485 | مدیریت کیفیت ویژه تجهیزات پزشکی |
| آزمایشگاه آزمون و کالیبراسیون | ISO/IEC 17025 | اثبات صلاحیت و اعتبار نتایج آزمایشگاه |
| شرکت دارویی | ISO 9001 و استانداردهای تخصصی مرتبط | کنترل کیفیت و الزامات تخصصی صنعت |
| شرکت معدنی | ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 | کیفیت، محیط زیست و ایمنی |
| شرکت فولادی و صنایع فلزی | ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 | کیفیت تولید، محیط زیست و ایمنی |
| شرکت دارای مصرف انرژی بالا | ISO 50001 | کنترل و بهینه سازی مصرف انرژی |
| شرکت مشاورهای | ISO 9001 | مدیریت کیفیت خدمات و رضایت مشتری |
| شرکت حمل و نقل و لجستیک | ISO 9001، ISO 45001 | کیفیت خدمات و مدیریت ریسکهای ایمنی |
یک نکته مهم درباره این جدول
این جدول به معنی آن نیست که هر شرکت حتما باید تمام استانداردهای ذکر شده را دریافت کند. برای مثال، یک شرکت پیمانکاری ممکن است تنها به ISO 9001 و ISO 45001 نیاز داشته باشد، در حالی که پیمانکاری که در پروژههای دارای الزامات زیست محیطی فعالیت میکند، ممکن است ISO 14001 را نیز در برنامه خود قرار دهد.
همچنین اگر هدف شرکت از دریافت گواهینامه، شرکت در مناقصه یا ورود به فهرست تامین کنندگان یک مجموعه خاص باشد، ابتدا باید الزامات همان کارفرما بررسی شود. در چنین شرایطی ممکن است یک استاندارد مشخص به عنوان شرط قرارداد یا ارزیابی تامین کننده تعیین شده باشد.
بنابراین، جدول بالا برای انتخاب اولیه مناسب است؛ اما تصمیم نهایی درباره استاندارد مورد نیاز باید پس از بررسی دقیق فعالیت و هدف شرکت انجام شود.
انتخاب ایزو بر اساس هدف شرکت
گاهی نوع فعالیت شرکت به تنهایی مشخص نمیکند که کدام استاندارد مناسبتر است. ممکن است دو شرکت با فعالیت مشابه، به دلیل اهداف متفاوت، استانداردهای متفاوتی را انتخاب کنند. برای مثال:
- اگر هدف شما افزایش کیفیت و رضایت مشتری است:
ISO 9001 میتواند گزینه اصلی باشد. - اگر هدف شما کاهش ریسکهای ایمنی کارکنان است:
ISO 45001 اهمیت بیشتری پیدا میکند. - اگر فعالیت شرکت آثار زیست محیطی قابل توجهی دارد:
ISO 14001 باید بررسی شود. - اگر شرکت با اطلاعات محرمانه و دادههای مشتریان سروکار دارد:
ISO 27001 گزینه تخصصیتری است. - اگر در حوزه تولید و زنجیره مواد غذایی فعالیت میکنید:
ISO 22000 میتواند انتخاب مناسبی باشد. - اگر شرکت در حوزه تجهیزات پزشکی فعالیت دارد:
ISO 13485 باید مورد بررسی قرار گیرد. - اگر شرکت دارای آزمایشگاه آزمون یا کالیبراسیون است:
ISO/IEC 17025 از استانداردهای اصلی این حوزه محسوب میشود.
در نتیجه، برای انتخاب استاندارد مناسب باید دو موضوع همزمان بررسی شود:
شرکت چه کاری انجام میدهد و از اخذ ISO چه هدفی دارد؟ ترکیب این دو عامل، انتخاب استاندارد را دقیقتر میکند.
ISO 9001؛ انتخاب مناسب برای بیشتر شرکتها
International Organization for Standardization استاندارد ISO 9001 را برای سیستم مدیریت کیفیت تدوین کرده است.
ISO 9001 یکی از شناخته شدهترین استانداردهای مدیریتی در جهان است و به سازمان کمک میکند فرایندهای خود را ساختارمندتر مدیریت کند.
این استاندارد میتواند برای شرکتهای مختلفی از جمله:
- شرکتهای تولیدی
- شرکتهای خدماتی
- شرکتهای پیمانکاری
- شرکتهای بازرگانی
- شرکتهای فناوری
- شرکتهای مشاورهای
- شرکتهای عمرانی
- شرکتهای صنعتی
مناسب باشد.
تمرکز ISO 9001 روی موضوعاتی مانند مدیریت فرایندها، رضایت مشتری، کنترل مستندات، ارزیابی عملکرد، مدیریت ریسک و بهبود مستمر است.
چه زمانی ISO 9001 انتخاب خوبی است؟
اگر شرکت شما میخواهد:
- کیفیت خدمات یا محصولات را کنترل کند
- رضایت مشتری را افزایش دهد
- فرایندهای کاری مشخصی داشته باشد
- خطاها و دوباره کاریها را کاهش دهد
- در مناقصات و قراردادهای سازمانی حضور پیدا کند
- ساختار مدیریتی منظمتری ایجاد کند
ISO 9001 میتواند یکی از اولین گزینهها باشد.
ISO 14001؛ برای شرکتهایی با فعالیت زیست محیطی
ISO 14001 استاندارد سیستم مدیریت زیست محیطی است.
این استاندارد برای سازمانهایی اهمیت بیشتری دارد که فعالیت آنها میتواند بر محیط زیست اثرگذار باشد.
به عنوان مثال:
- کارخانهها
- شرکتهای تولیدی
- صنایع شیمیایی
- شرکتهای نفت و گاز
- پتروشیمیها
- شرکتهای معدنی
- شرکتهای عمرانی
- شرکتهای مدیریت پسماند
ممکن است به ISO 14001 نیاز بیشتری داشته باشند.
این استاندارد به سازمان کمک میکند آثار زیست محیطی فعالیتهای خود را شناسایی و مدیریت کند.
موضوعاتی مانند مصرف منابع، تولید پسماند، آلودگی، مصرف انرژی و رعایت الزامات زیست محیطی در این سیستم اهمیت پیدا میکنند.
آیا همه شرکتها به ISO 14001 نیاز دارند؟
خیر.
اگر فعالیت یک شرکت اثر زیست محیطی قابل توجهی ندارد، دریافت این استاندارد ممکن است اولویت اصلی آن نباشد. البته الزامات مشتری یا قرارداد میتواند شرایط متفاوتی ایجاد کند.
ISO 45001؛ استاندارد مهم برای ایمنی و بهداشت شغلی
ISO 45001 به سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی مربوط میشود.
این استاندارد برای شرکتهایی که کارکنان آنها در محیطهای کاری دارای ریسک فعالیت میکنند اهمیت زیادی دارد.
به ویژه:
- شرکتهای ساختمانی
- پیمانکاران
- شرکتهای نفت و گاز
- صنایع پتروشیمی
- کارخانهها
- شرکتهای معدنی
- پروژههای عمرانی
- شرکتهای نصب و تعمیرات
- شرکتهای صنعتی
میتوانند از این استاندارد استفاده کنند.
هدف ISO 45001 فقط کاهش حوادث نیست. سازمان باید خطرات و ریسکهای ایمنی و بهداشت شغلی را شناسایی کرده و برای کنترل آنها برنامه داشته باشد.
اگر شرکت شما نیروی اجرایی دارد یا در پروژههای صنعتی و عمرانی فعالیت میکند، بررسی این استاندارد معمولا اهمیت بیشتری پیدا میکند.
ISO 9001 + ISO 14001 + ISO 45001؛ ترکیب رایج برای شرکتهای صنعتی
برخی شرکتها تنها به یک استاندارد نیاز ندارند.
برای مثال، یک شرکت پیمانکاری فعال در پروژههای صنعتی ممکن است همزمان با سه موضوع مواجه باشد:
کیفیت + محیط زیست + ایمنی
در چنین شرایطی ترکیب استانداردهای زیر میتواند کاربرد داشته باشد:
| استاندارد | حوزه تمرکز |
|---|---|
| ISO 9001 | مدیریت کیفیت |
| ISO 14001 | مدیریت زیست محیطی |
| ISO 45001 | ایمنی و بهداشت شغلی |
این سه استاندارد در بسیاری از سازمانها به صورت یکپارچه اجرا میشوند و به همین دلیل گاهی از آنها با عنوان سیستم مدیریت یکپارچه یا IMS یاد میشود.
البته دریافت هر سه استاندارد برای همه شرکتها ضروری نیست و باید بر اساس نیاز واقعی سازمان تصمیم گیری شود.
ISO 22000؛ مناسب شرکتهای صنایع غذایی
اگر شرکت شما در زنجیره تولید، فرآوری، بسته بندی یا عرضه مواد غذایی فعالیت دارد، ISO 22000 یکی از استانداردهایی است که باید بررسی شود.
این استاندارد بر مدیریت ایمنی مواد غذایی تمرکز دارد.
برای نمونه:
- کارخانههای مواد غذایی
- شرکتهای تولید نوشیدنی
- صنایع لبنی
- شرکتهای تولید محصولات گوشتی
- شرکتهای بسته بندی مواد غذایی
- رستورانها و مجموعههای مرتبط
- زنجیره تامین مواد غذایی
ممکن است به استانداردهای حوزه ایمنی غذا نیاز داشته باشند.
البته انتخاب استاندارد در این حوزه باید با توجه به نوع محصول، فرایند تولید و الزامات قانونی و مشتری انجام شود.
ISO 27001؛ انتخاب مهم برای شرکتهای فناوری و اطلاعات
شرکتهایی که با اطلاعات حساس، دادههای مشتریان یا زیرساختهای فناوری اطلاعات سروکار دارند، باید استانداردهای امنیت اطلاعات را جدی بگیرند.
ISO 27001 استاندارد سیستم مدیریت امنیت اطلاعات است.
این استاندارد میتواند برای موارد زیر کاربرد زیادی داشته باشد:
- شرکتهای نرم افزاری
- شرکتهای فناوری اطلاعات
- شرکتهای ارائه دهنده خدمات ابری
- شرکتهای تجارت الکترونیک
- مراکز داده
- شرکتهای مالی
- سازمانهای دارای اطلاعات محرمانه
- شرکتهایی که اطلاعات مشتریان را نگهداری میکنند
در این استاندارد، موضوعاتی مانند شناسایی ریسکهای امنیت اطلاعات، کنترل دسترسی، حفاظت از اطلاعات، مدیریت رخدادهای امنیتی و تداوم فعالیت اهمیت پیدا میکند.
اگر ارزش اصلی شرکت شما اطلاعات و داده است، ISO 27001 ممکن است از ISO 14001 برای شما کاربردیتر باشد.
ISO 50001؛ برای مدیریت مصرف انرژی
ISO 50001 به سیستم مدیریت انرژی اختصاص دارد.
این استاندارد برای سازمانهایی که مصرف انرژی قابل توجهی دارند میتواند اهمیت زیادی داشته باشد.
مانند:
- کارخانهها
- صنایع بزرگ
- شرکتهای تولیدی
- مجتمعهای صنعتی
- ساختمانهای بزرگ
- مجموعههای دارای تجهیزات پرمصرف
ISO 50001 به سازمان کمک میکند مصرف انرژی را بهتر پایش کرده و برای افزایش بهره وری انرژی برنامه ریزی کند.
ISO 13485؛ برای تجهیزات پزشکی
شرکتهایی که در زمینه تجهیزات پزشکی فعالیت دارند باید استانداردهای تخصصی این حوزه را در نظر بگیرند.
ISO 13485 استاندارد سیستم مدیریت کیفیت تجهیزات پزشکی است و برای سازمانهایی طراحی شده که در زنجیره تولید و عرضه تجهیزات پزشکی فعالیت دارند.
در این حوزه، صرف داشتن ISO 9001 همیشه پاسخگوی نیاز شرکت نیست و بسته به نوع فعالیت، الزامات تخصصی تجهیزات پزشکی نیز باید بررسی شود.
ISO/IEC 17025؛ برای آزمایشگاهها
اگر شرکت شما دارای آزمایشگاه آزمون یا کالیبراسیون است، ISO/IEC 17025 یکی از استانداردهای کلیدی محسوب میشود.
این استاندارد با موضوعاتی مانند:
- صلاحیت آزمایشگاه
- بی طرفی
- روشهای آزمون
- اعتبار نتایج
- تجهیزات اندازه گیری
- کالیبراسیون
- کنترل کیفیت نتایج
ارتباط دارد.
بنابراین یک آزمایشگاه نمیتواند صرفا با انتخاب ISO 9001 تمام نیازهای تخصصی خود را پوشش دهد.
جدول انتخاب ایزو بر اساس نوع شرکت
| نوع شرکت | استانداردهای قابل بررسی |
|---|---|
| شرکت تولیدی | ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 |
| شرکت پیمانکاری | ISO 9001، ISO 45001، ISO 14001 |
| شرکت ساختمانی | ISO 9001، ISO 45001 |
| شرکت نفت و گاز | ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 |
| شرکت پتروشیمی | ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 |
| شرکت صنایع غذایی | ISO 22000، ISO 9001 |
| شرکت فناوری اطلاعات | ISO 27001، ISO 9001 |
| شرکت نرم افزاری | ISO 27001، ISO 9001 |
| شرکت تجهیزات پزشکی | ISO 13485 |
| آزمایشگاه | ISO/IEC 17025 |
| شرکت دارای مصرف انرژی بالا | ISO 50001 |
| شرکت خدماتی | ISO 9001 |
| شرکت با فعالیت زیست محیطی | ISO 14001 |
| شرکت دارای ریسک شغلی بالا | ISO 45001 |
نکته مهم: این جدول صرفا یک راهنمای اولیه است و انتخاب نهایی استاندارد باید بر اساس حوزه دقیق فعالیت، الزامات قانونی، قراردادها و نیاز مشتری انجام شود.
آیا یک شرکت میتواند چند ایزو داشته باشد؟
بله. دریافت چند استاندارد برای یک شرکت کاملا امکان پذیر است.
حتی در بسیاری از شرکتهای صنعتی، چند سیستم مدیریتی در کنار یکدیگر اجرا میشوند.
برای مثال یک شرکت پیمانکاری میتواند همزمان دارای:
ISO 9001 + ISO 14001 + ISO 45001
باشد.
در این حالت، سازمان به صورت همزمان کیفیت، محیط زیست و ایمنی را مدیریت میکند.
مزیت این کار این است که بسیاری از الزامات این استانداردها ساختار مشترکی دارند و میتوان آنها را در قالب یک سیستم مدیریت یکپارچه اجرا کرد.
اما بهتر است شرکت از ابتدا مشخص کند که واقعا به کدام استانداردها نیاز دارد. دریافت تعداد زیادی گواهینامه بدون استفاده واقعی از آنها، لزوما مزیت محسوب نمیشود.
برای شرکت تازه تاسیس کدام ایزو بهتر است؟
شرکتهای تازه تاسیس معمولا نباید از ابتدا به دنبال تعداد زیادی استاندارد باشند.
اگر فعالیت شرکت عمومی، خدماتی یا تجاری است، ISO 9001 میتواند نقطه شروع مناسبی باشد.
اما اگر شرکت از همان ابتدا در یک حوزه تخصصی فعالیت میکند، باید استاندارد مرتبط با همان حوزه نیز بررسی شود.
برای مثال:
- شرکت نرم افزاری: ISO 9001 + ISO 27001
- شرکت پیمانکاری: ISO 9001 + ISO 45001 و در صورت نیاز ISO 14001
- شرکت غذایی: ISO 22000 و استانداردهای مرتبط با حوزه فعالیت
- شرکت تجهیزات پزشکی: ISO 13485
بنابراین تازه تاسیس بودن شرکت به تنهایی تعیین کننده استاندارد نیست؛ ماهیت فعالیت شرکت مهمتر است.
آیا برای شرکت کوچک هم دریافت ISO لازم است؟
اندازه شرکت مانعی برای دریافت بسیاری از استانداردهای ISO نیست.
یک شرکت کوچک نیز ممکن است برای افزایش اعتبار، ورود به بازارهای جدید یا همکاری با مشتریان بزرگ به گواهینامه نیاز داشته باشد.
اما نکته مهم این است که سیستم مدیریت باید متناسب با اندازه و پیچیدگی شرکت طراحی شود.
برای مثال، سیستم مدیریتی یک کارخانه 500 نفره نباید با همان ساختار یک شرکت خدماتی 10 نفره طراحی شود.
دریافت استاندارد ISO الزام نمیکند که تمام شرکتها ساختار پیچیده و سنگینی داشته باشند؛ بلکه سازمان باید متناسب با شرایط خود، فرایندها و کنترلهای مورد نیاز را تعریف و اجرا کند.
آیا داشتن ISO برای شرکت در مناقصه ضروری است؟
این موضوع به نوع مناقصه و شرایط اعلام شده توسط کارفرما بستگی دارد.
در برخی مناقصات ممکن است داشتن یک یا چند گواهینامه مشخص به عنوان یکی از شرایط ارزیابی یا مدارک مورد نیاز مطرح شود.
در این شرایط، انتخاب استاندارد باید بر اساس اسناد مناقصه و الزامات کارفرما انجام شود.
برای مثال اگر در اسناد یک مناقصه داشتن ISO 9001 درخواست شده باشد، دریافت ISO 14001 به جای آن نمیتواند لزوما این شرط را پوشش دهد.
به همین دلیل اگر هدف شرکت از دریافت ایزو شرکت در مناقصه است، بهتر است قبل از اقدام، اسناد و الزامات همان پروژه بررسی شوند.
تفاوت ISO اجباری و اختیاری چیست؟
یکی از سوالات رایج هنگام انتخاب استاندارد این است که آیا دریافت ISO اجباری است یا اختیاری.
در بسیاری از موارد، استانداردهای مدیریتی مانند ISO 9001 به صورت عمومی برای تمام شرکتها اجباری نیستند.
اما ممکن است یک استاندارد در شرایط خاص به دلیل:
- قانون
- الزامات سازمان مربوطه
- قرارداد
- مناقصه
- درخواست مشتری
- الزامات صادرات
- شرایط صنعت
برای یک شرکت عملا به یک الزام تبدیل شود.
بنابراین بین الزام عمومی قانونی و الزام قراردادی یا تجاری باید تفاوت قائل شد.
هنگام انتخاب ایزو چه اشتباهاتی نباید انجام دهیم؟
- انتخاب استاندارد فقط به دلیل معروف بودن
شناخته شده بودن یک استاندارد به این معنی نیست که برای هر شرکت مناسب است.
ISO 9001 استاندارد بسیار پرکاربردی است، اما ممکن است نیاز اصلی یک شرکت، امنیت اطلاعات یا ایمنی غذا باشد.
- دریافت گواهینامه بدون بررسی نیاز مشتری
اگر مشتریان شرکت استاندارد خاصی درخواست میکنند، بهتر است همان نیاز در اولویت قرار گیرد.
انتخاب چند استاندارد به صورت همزمان بدون برنامه
تعداد بیشتر گواهینامه لزوما به معنای اعتبار بیشتر نیست.
اجرای درست یک استاندارد معمولا ارزش بیشتری از داشتن چند گواهینامه بدون اجرای واقعی سیستم دارد.
- بی توجهی به دامنه فعالیت
Scope یا دامنه کاربرد گواهینامه اهمیت زیادی دارد.
باید مشخص شود گواهینامه دقیقا برای چه فعالیت، محصول یا خدمتی صادر شده است.
- توجه صرف به قیمت دریافت گواهینامه
هزینه پایینتر همیشه به معنای انتخاب بهتر نیست. اعتبار گواهینامه، مرجع صادرکننده، نحوه ممیزی و قابلیت پذیرش آن در بازار هدف اهمیت بیشتری دارد.
برای انتخاب ایزو از کجا شروع کنیم؟
اگر هنوز نمیدانید کدام استاندارد برای شرکت شما مناسب است، بهتر است این مسیر را دنبال کنید:
- مرحله اول: فعالیت شرکت را مشخص کنید
دقیقا مشخص کنید شرکت چه محصول یا خدمتی ارائه میدهد.
- مرحله دوم: هدف دریافت گواهینامه را تعیین کنید
آیا هدف شما شرکت در مناقصه است؟ افزایش اعتبار؟ صادرات؟ رضایت مشتری؟ یا بهبود فرایندهای داخلی؟
- مرحله سوم: الزامات مشتریان را بررسی کنید
ببینید مشتریان فعلی یا مشتریان هدف شما چه استانداردهایی را درخواست میکنند.
- مرحله چهارم: ریسکهای اصلی شرکت را مشخص کنید
آیا مشکل اصلی کیفیت است؟ ایمنی؟ محیط زیست؟ امنیت اطلاعات؟ مصرف انرژی؟ یا ایمنی محصول؟
- مرحله پنجم: استاندارد مناسب را انتخاب کنید
پس از بررسی موارد بالا، میتوان استاندارد یا مجموعه استانداردهای مناسب را مشخص کرد.
- مرحله ششم: دامنه گواهینامه را تعیین کنید
دامنه باید با فعالیت واقعی شرکت هماهنگ باشد و به شکلی انتخاب شود که نیازهای تجاری سازمان را پوشش دهد.
- مرحله هفتم: وضعیت فعلی شرکت را ارزیابی کنید
قبل از صدور گواهینامه، باید مشخص شود شرکت در حال حاضر چه فاصلهای با الزامات استاندارد دارد.
این مرحله معمولا با یک ارزیابی اولیه یا Gap Analysis انجام میشود.
آیا میتوان چند استاندارد ISO را همزمان دریافت کرد؟
بله. اگر استانداردهای انتخاب شده ساختار و الزامات قابل ترکیب داشته باشند، میتوان آنها را در یک سیستم مدیریتی یکپارچه پیاده سازی کرد.
یکی از ترکیبهای شناخته شده در شرکتهای صنعتی:
ISO 9001 + ISO 14001 + ISO 45001
است.
این ترکیب به ترتیب کیفیت، محیط زیست و ایمنی و بهداشت شغلی را پوشش میدهد.
البته شرکت باید قبل از انتخاب این ترکیب مشخص کند که هر سه حوزه برای فعالیت آن اهمیت دارند یا خیر.
آیا ISO 9001 برای همه شرکتها بهترین انتخاب است؟
خیر.
این یکی از رایجترین برداشتهای اشتباه درباره استانداردهای ISO است.
ISO 9001 یک استاندارد عمومی و کاربردی برای مدیریت کیفیت است و برای بسیاری از سازمانها گزینه مناسبی محسوب میشود؛ اما نمیتوان گفت برای تمام شرکتها بهترین یا تنها استاندارد مورد نیاز است.
- برای یک شرکت فناوری اطلاعات، امنیت اطلاعات ممکن است اولویت بالاتری داشته باشد.
- برای یک شرکت غذایی، ایمنی مواد غذایی اهمیت بیشتری دارد.
- برای یک آزمایشگاه، صلاحیت فنی آزمایشگاه موضوع اصلی است.
- برای یک شرکت تجهیزات پزشکی نیز استاندارد تخصصی این حوزه اهمیت بیشتری دارد.
- بنابراین باید ابتدا نیاز شرکت مشخص شود و بعد استاندارد انتخاب شود.
چطور بفهمیم دقیقا به چه ایزویی نیاز داریم؟
برای انتخاب دقیق استاندارد، میتوان این پنج سوال را از خود پرسید:
- شرکت دقیقا چه محصول یا خدمتی ارائه میدهد؟
- مشتریان شرکت چه استانداردهایی را درخواست میکنند؟
- شرکت در چه مناقصات یا پروژههایی قصد فعالیت دارد؟
- مهمترین ریسک شرکت در چه حوزهای است؟
- هدف اصلی از دریافت گواهینامه چیست؟
اگر پاسخ این سوالها مشخص باشد، انتخاب استاندارد بسیار سادهتر میشود.
برای مثال اگر پاسخها به این شکل باشند:
شرکت پیمانکاری است، در پروژههای صنعتی فعالیت میکند، قصد شرکت در مناقصات را دارد و ایمنی کارکنان اهمیت زیادی دارد.
در این حالت باید ابتدا الزامات کارفرمایان بررسی شود و سپس استانداردهایی مانند ISO 9001 و ISO 45001 و در صورت وجود الزامات زیست محیطی، ISO 14001 مورد بررسی قرار گیرند.
آیا بعد از انتخاب استاندارد باید ممیزی انجام شود؟
بله. دریافت گواهینامه معتبر ISO صرفا با انتخاب نام استاندارد تمام نمیشود.
سازمان باید سیستم مدیریتی مرتبط با استاندارد را در محدوده مشخص شده مستقر و اجرا کند و سپس فرایند ممیزی انجام شود.
در ممیزی بررسی میشود که آیا سیستم مدیریت سازمان با الزامات استاندارد مورد نظر مطابقت دارد یا خیر.
به همین دلیل، شرکتها باید از ابتدا برای مستندسازی، اجرای فرایندها، آموزش کارکنان، کنترل سوابق و رفع عدم انطباقهای احتمالی برنامه داشته باشند.
جمع بندی؛ بالاخره کدام ایزو برای شرکت من مناسب است؟
هیچ استاندارد ISO واحدی وجود ندارد که بتوان آن را برای همه شرکتها بهترین گزینه دانست.
انتخاب استاندارد مناسب به نوع فعالیت، هدف سازمان، الزامات مشتری، شرایط بازار، ریسکهای شرکت و الزامات قراردادی بستگی دارد.
به طور کلی:
- برای مدیریت کیفیت → ISO 9001
- برای محیط زیست → ISO 14001
- برای ایمنی و بهداشت شغلی → ISO 45001
- برای امنیت اطلاعات → ISO 27001
- برای ایمنی مواد غذایی → ISO 22000
- برای مدیریت انرژی → ISO 50001
- برای تجهیزات پزشکی → ISO 13485
- برای آزمایشگاهها → ISO/IEC 17025
اما انتخاب نهایی باید پس از بررسی شرایط واقعی شرکت انجام شود.
مشاوره انتخاب استاندارد ISO
اگر بین چند استاندارد مردد هستید، بهتر است قبل از اقدام برای دریافت گواهینامه، فعالیت شرکت، هدف دریافت ISO، الزامات مشتریان و شرایط پروژههای مورد نظر بررسی شود. انتخاب درست استاندارد از ابتدا میتواند از صرف هزینه برای گواهینامهای که کاربرد عملی یا پذیرش مورد نیاز شما را ندارد جلوگیری کند.
مجموعه ISI میتواند بر اساس حوزه فعالیت و هدف شرکت، استانداردهای قابل استفاده را بررسی کرده و مسیر مناسب برای استقرار و دریافت گواهینامه را مشخص کند.
سوالات متداول
1. بهترین ایزو برای شرکت چیست؟
بهترین استاندارد برای هر شرکت متفاوت است و باید بر اساس زمینه فعالیت، هدف دریافت گواهینامه و الزامات مشتری انتخاب شود.
2. آیا ISO 9001 برای همه شرکتها مناسب است؟
ISO 9001 برای بسیاری از شرکتها کاربرد دارد، اما لزوما تنها یا بهترین استاندارد برای همه سازمانها نیست.
3. شرکت پیمانکاری به چه ایزوهایی نیاز دارد؟
بسته به پروژه، معمولا ISO 9001 و ISO 45001 مورد توجه قرار میگیرند و در صورت وجود الزامات زیست محیطی، ISO 14001 نیز بررسی میشود.
4. آیا میتوان چند گواهینامه ISO داشت؟
بله. شرکتها میتوانند متناسب با نیاز خود چند استاندارد را به صورت همزمان اجرا و دریافت کنند.
5. آیا دریافت ISO برای شرکت اجباری است؟
در بسیاری از موارد خیر، اما ممکن است در یک صنعت، قرارداد، مناقصه یا از سوی مشتری به عنوان الزام مطرح شود.
6. برای شرکت تازه تاسیس چه ایزویی مناسب است؟
ابتدا باید حوزه فعالیت و هدف شرکت مشخص شود. برای بسیاری از شرکتها ISO 9001 نقطه شروع مناسبی است، اما در فعالیتهای تخصصی استانداردهای اختصاصی نیز باید بررسی شوند.
7. آیا ISO برای شرکت کوچک هم کاربرد دارد؟
بله. استانداردها میتوانند متناسب با اندازه و پیچیدگی سازمان اجرا شوند و شرکتهای کوچک نیز میتوانند از آنها استفاده کنند.
8. آیا قبل از دریافت ISO باید سیستم مدیریت در شرکت اجرا شود؟
بله. برای دریافت گواهینامه معتبر، سازمان باید الزامات استاندارد مربوطه را در دامنه مشخص شده پیاده سازی و اجرا کند و سپس مورد ممیزی قرار گیرد.